Du måste enligt lag bokföra varje affärshändelse i ditt företag. Det är därför av högsta vikt att du lär dig grundläggande bokföring. Du kanske varken har tid eller lust med det och då kan du förstås ta hjälp av en extern redovisningskonsult. Men visst skulle det väl ändå vara bra för dig förstå denna kritiska del av din verksamhet. Här följer en sammanfattaning.

Hur det fungerar i praktiken

Du kan börja med att lägga två enkla huvudregler på minnet:

1. Debet (vänster sida) är lika med + eller till.
2. Kredit (höger sida) är lika med – eller från.

‍

Detta kan enklare exemplifieras med en fiktiv affärshändelse. Låt oss säga att du har sålt konsulttjänster till ett svenskt företag. Du säljer tjänsten för 26 000 inklusive moms.

I detta fall kan du bokföra försäljningen på följande sätt:

‍

●     1911 – huvudkassa (debet/vänster) 26,000

●     2611 – utgående moms (kredit/höger) 6,500

●     3001 – försäljning inom Sverige (kredit/höger) 19,500

‍

Summan går jämnt ut, det vill säga vi belastar debit lika mycket som kredit. Vi har inkluderat moms på grund av att de allra flesta varor och tjänster belastas med moms.

‍

Låt oss kolla på ett annat exempel. Du har köpt en skrivmaskin till din verksamhet för 12 500 kronor inklusive moms.

I detta fall kan bokföringen se ut på följande sätt:

‍

●     1930 - företagskonto (kredit/höger) 12,500

●     2640 - ingående moms (debet/vänster) 2,500

●     4010 – inköp av material och varor (debet/vänster) 10,000

‍

Du måste alltid se till att både kredit och debet belastas med ett lika stort belopp. Du kan dock dela upp beloppen på olika konton. Vi återkommer till varför så är fallet senare i denna artikel.

Denna teknik tillåter dig att se vad pengarna har använts till samt var pengarna kommer ifrån. Alla kostnader är nämligen inte utgifter som bara försvinner. Ibland kan du bokföra utgiften som en tillgång för företaget. Det är därför inte alltid logiskt att tänka på företags ekonomi som privatekonomi. När det gäller din privatekonomi behandlar du förmodligen de allra flesta utgifterna som rena kostnader.

Dubbel bokföring

Debet och kredit leder till vad man kallar för dubbel bokföring. Detta innebär att du kvittar varje affärshändelse mot något, antingen på vänster eller höger sida. Detta underlättar ditt redovisningsarbete. En anledning till det är att misstag är mer ovanliga när du kvittar beloppen. Samtidigt bör det tilläggas att det inte är ett vattentätt system.

Det finns dock andra anledningar till att denna princip är kutym. Det är nämligen enklare att spåra dina affärshändelser när du bokför genom detta system. Du vill med stor sannolikhet veta vart pengarna går och vart de kommer ifrån, speciellt om du driver en verksamhet med flera anställda. Skatteverket är i vilket fall som helst intresserad av detta.

Kontoplaner

Kontoplanerna utgörs av olika kostnadsställen. Du konterar de olika kontona för att du ska kunna se hur dina affärshändelser påverkar den totala ekonomin. Detta är en väldigt viktig princip, och i många fall finns det befintliga konton som specifika utgifter och intäkter ska belastas på.

Du kanske har funderat över hur vi har tagit fram de exempelkonton som vi har använt. Det finns kontoplaner som hjälper dig att sköta bokföringen. Det finns också mallar eller lathundar som hjälper dig att hålla reda på vad som ökar respektive minskar. Samtidigt bör det tilläggas att detta kan bli en svår uppgift för någon som inte har arbetat med redovisning men om du lägger ner mycket tid på att lära dig och skaffar dig ett bokföringsprogram så kommer du kunna hantera bokföringen på egen hand.

Bokföringsprogram

Förr i tiden brukade redovisningen utföras med penna och papper. Detta var ett gediget arbete som krävde både erfarenhet och kompetens. Det finns fortfarande företag som använder sig av denna metod, även om det har blivit allt ovanligare. Så, hur gör majoriteten av alla företag idag? De använder ett bokföringsprogram eller tar hjälp av professionella redovisningskonsulter. Det finns många anledningar till det sistnämda men låt oss kolla på några fördelar med ett program som stöd:

‍

●      Du behöver inte räkna ut resultat och dylikt på egen hand. Programmet gör allt detta åt dig. Du får också en bättre överblick över din verksamhets ekonomi.

‍

●      Du får tillgång till flera olika konton. Faktum är att systemet många gånger kan föreslå på vilket konto du ska bokföra en affärshändelse. Då behöver du inte göra egna efterforskningar varje gång du har en ny sådan som du inte har bokfört tidigare.

‍

●      En annan fördel är att du inte behöver oroa dig över att bokföringen går förlorad eftersom den är sparad digitalt. Om du förvarar allt i olika pärmar kan dokumentationen förstöras vid en brand eller dylikt. Detta skulle innebära en katastrof för en affärsverksamhet.

‍

●      Slutligen bör det nämnas att vi alla bara är människor. Vi begår misstag relativt ofta. När det gäller redovisning kan enkla misstag skapa enormt mycket extrajobb. I vissa fall måste du gå igenom varje affärshändelse. Detta är tid som du aldrig kommer få tillbaka. Av den anledningen är det enklare att låta en maskin sköta uträkningarna.

‍

Vad ska all bokföring leda till?

I grund och botten kan man säga att det ska leda till ett bokslut.

Bokslutet kommer visa ifall din verksamhet går bra eller dåligt. Den kommer också lista dina tillgångar och skulder.

Detta är väldigt viktig information för dig som företagare, men det är också viktig information för dina leverantörer, kunder och inte minst Skatteverket. Du kommer behöva presentera ditt resultat för Skatteverket minst en gång per år för att de sedan ska kunna ta ett beslut om dina totala skatteutbetalningar.

‍

Tycker du fortfarande att detta med bokföring låter krångligt? I sådant fall borde du anställa redovisningskonsulter som kan göra jobbet åt dig. Du kan alltid kontakta oss för ett förutsättningslöst möte där vi diskuterar dina behov och önskemål.

‍

‍