Du som driver företag eller du som är ansvarig för bokföring måste följa de regler och krav som gäller i Sverige idag. I denna artikel ger vi dig en bokföringsguide för nybörjare. Vi kommer att gå igenom vad bokföring är, viktiga begrepp du måste förstå och de mest grundläggande i hur bokföring går till i praktiken.

Vad är bokföring?

En enkel förklaraing är att bokföring är en sammanställning av din verksamhets inkomster och utgifter, eller intäkter och kostnader som är en vanligare benämning inom bokföring. Alla affärshändelser inom en bokföringsskyldig verksamhet ska bokföras. Några exempel på en affärshändelse är en försäljning, ett köp, löner och skulder. För att bokföringen ska vara komplett ska det till varje affärshändelse också finnas ett dokument som visar på att någon form av transaktion har skett till eller ifrån din verksamhet. Detta dokument kallas inom bokföring för en verifikation.

Att sköta din bokföring innebär alltså att du sammanställer men också värderar alla de affärshändelser som sker inom din verksamhet. Alla affärshändelser påverkar sedan ditt företags resultat och finansiella ställning.

Hur du ska sköta din bokföring regleras i Sverige av Bokföringslagen. Din bokföring ska skötas löpande och måste sparas i läsbar form i minst sju år framåt från det datum att en händelse har skett. Du måste även välja vilken typ av bokföringsmetod som passar bäst för ditt företag. Vi kommer till detta senare.

Bokföringens tumregel

En viktig tumregel inom bokföring, och varför bokföring är en så viktig del av din verksamhet, är att du skiljer på din privata ekonomi från företagets ekonomi. Det är med hjälp av bokföringen du håller reda på företagets pengar och undviker att misstag sker. I din bokföring sammanställer du nämligen alla in- och uttag som du gör mellan företaget och din privata ekonomi.

Viktiga ord och begrepp inom bokföring

Debit och kredit

När du ställer upp din bokföring så gör du det genom att redovisa vad som ökar respektive minskar i din verksamhet. Till exempel vid ett köp av material så minskar pengarna på ditt bankkonto medans tillgången i form av material ökar. I din bokföring sammanställer du detta med hjälp av debit och kredit. Det som ökar eller läggs till ställs upp på debetsidan medans det som minskar ställs på kreditsidan. Detta innebär att det alltid finns två sidor av en affärshändelse eller transaktion. Viktigt att poängtera här är att den slutgiltiga balansen i denna uppställning alltid ska vara noll eftersom en kredit alltid motsvaras av en debit och tvärtom.

Kontantmetoden vs. faktureringsmetoden

Din bokföring kan ske enligt två huvudsakliga metoder som kallas för fakturametoden och kontantmetoden. Om din verksamhet har en omsättning på mer än tre miljoner per år måste ni enligt lag bokföra enligt faktureringsmetoden.

Fakturametoden innebär att alla de kundfaktorer din företag har bokförs direkt när de har skapats och att de fakturor ni får från era leverantörer bokförs direkt när de kommer in. När ni sedan har fått betalt för eller har betalat dessa fakturor så bokför ni själva betalningarna separat från fakturorna.

Den andra varianten kallas för kontantmetoden eller också vanligt kallad för bokslutsmetoden. Denna metod innebär att bokföringen av alla inkomster och utgifter i en verksamhet bokförs först när de faktiska in- och utbetalningarna sker. Om du bedriver en verksamhet som omsätter mindre än tre miljoner per år kan du välja att använda dig av denna metod. Den är dock vanligast förekommande om verksamheten i fråga inte har så många olika transaktioner per år.

‍

God redovisningssed

När du ger dig in i bokföringens värld kommer du förmodligen stöta på begreppet god redovisningssed. Med detta begrepp menas att du som företagare tillämpar alla de redovisningslagar och praxis som finns i Sverige idag. Att inte ha följt god redovisningssed kan leda till böter.

Räkenskapsår

Med räkenskapsår menar man den tidsperiod över vilken ditt företag gör sitt bokslut eller sammanställer sin årsredovisning. Ett räkenskapsår omfattas normalt av 12 månader.

Bokslut

Vid slutet av varje räkenskapsår ska också din bokföring avslutas med ett så kallat bokslut. Ett bokslut är en sammanställning av årets totala bokföring och kan ske i form av ett årsbokslut eller en årsredovisning.

Själva bokslutet består av en sammanställning av alla era affärshändelser i en resultat- och balansräkning. I resultaträkningen finns en översikt av alla intäkter och kostnader och visar företagets resultat efter räkenskapsåret. Balansräkningen ger istället en översikt över de tillgångar, skulder och eget kapital som finns i företaget.

En kontoplan

En kontoplan är egentligen bara en lista av de konton som ni väljer att använda för att bokföra verksamhetens alla affärshändelser. Den vanligaste kontoplanen som används i Sverige kallas för BAS-kontoplanen vilket också är den vanligaste olika redovisningsprogram. Fördelen med att använda denna kontoplan är att den redan från början är anpassad till svensk lagstiftning gällande bokföring och redovisning.

Grundbok och huvudbok

När du sköter din bokföring är det i grund- och huvudboken som du för in all de affärshändelser som sker under ett räkenskapsår. Grundboken används för att sortera affärshändelser i en kronologisk ordning så att du kan följa din verksamhet i tid. Huvudboken är istället sorterad utifrån kontonummer med de lägsta numren högst upp.

Varför behöver du bokföra?

Först och främst måste du som företagare i Sverige bokföra enligt lag men det finns andra fördelar med att sköta din bokföring. Bokföring är ett medel för att hålla ordning på dina siffror och hur det faktiskt går för din verksamhet och hur den utvecklas med tiden. Bokföringen ger dig alltså en inblick i ditt företags välmående vilket självklart är viktig information att ha vid strategiska beslut.

Det kan också vara så att viktigare spelare utanför din egna verksamhet behöver kunna få en inblick i din verksamhet på etts ätt som de kan förstå och ta till sig. Några exempel kan vara Skatteverket som behöver information när du ska deklarera eller att banken vill ha underlag fö ratt bevilja dig ett lån när du vill göra en ny och viktig investering.

Att sköta din bokföring är också ett sätt fördig att lära dig mer om företagande då du får en direkt inblick i hur olika saker i en verksamhet hänger ihop.

Bokföringsskyldighet

Att bokföra en verksamhets affärshändelser är alltså lagstiftat i Sverige och är därför en skyldighet du som företagare har. Denna skyldighet kallas bokföringsskyldighet och bestäms av Bokföringslagen. Alla juridiska personer i Sverige (aktiebolag, handelsbolag, ekonomiskaföreningar och enskilda firmor) är bokföringsskyldiga.

‍

Kom igång med ditt företag och din bokföring: Sätt upp en budget

Som företagare är du bekant med begreppet budget. Ofta är det till och med där hela din verksamhet börjar. Med hjälp av en budget gör du en beräkning för att se om din tilltänkta verksamhet kommer att kunna vara lönsam eller inte. Inom företagande och bokföring används främst två budgetar - en resultatbudget och en likviditetsbudget.

En resultatbudget

Den första budgeten du bör fokusera på är din resultatbudget. Smart är att redan här sätta upp samma kontostruktur som dus edan kommer att använda dig av i din bokföring. Det gör att det från början blir lättare att göra rätt. I din resultatbudget ställer du upp de intäkter och kostnader du förväntar dig i din verksamhet för att också kunna beräkna hur det kommer att gå för ditt företag. Du jämför sedan din resultatbudget mot ditt faktiska resultat. Din resultatbudget ska sträcka sig över ett års tid men det kan vara bra att ställa upp den månad för månad.

En likviditetsbudget

Steg två är att göra en likviditetsbudget där du använder din resultatbudget som underlag. Likviditetsbudgeten används för att hålla koll på att det kommer att finnas pengar till de utgifter ni förväntarer inom det kommande året.

Att bokföra i praktiken

Som avslutande kapitel i denna guide tänkte vi gå igenom några vanliga situationer som kommer att komma upp när du sköter din bokföring i praktiken.

Avstämningar

Det första att hålla koll på här är att kontinuerligt utföra så kallade avstämningar. När en månad har passerat och duär klar med alla verifikationer för de affärshändelser som har skett ska du göra så kallade avstämningar. Det innebär att du gör som ett stickprov för att kontrollera ett urval av de balanskonton du har. Detta är en bra metod för att upptäcka eventuella felaktigheter som senare kan skapa större och mer tidskrävande åtgärder.

Att arkivera din bokföring

Som vi tidigare nämnt är den huvudsakliga regeln för arkivering att bokföringen och räkenskapsinformation ska förvaras på ett tryggt sätt under sju års tid. Informationen ska förvaras så att den är läsbar. Viktigt är också att informationen ska sparas i sin originalform. Detta innebär till exempel att om ni har ett fysiskt kvitto som underlag så måste informationen också sparas på detta sätt och alltså inte digitalt.

Periodiseringar

Med periodiseringar menas att både inkomster och utgifter bokförs på samma perioder som de har intjänats eller förbrukats. Ett tydligt exempel är till exempel en räkning på hyran av ett kontor. Skulle den fakturan vara på 6 månader så kommer den trots att den betalas vid ett tillfälle att bokföras som en hyreskostnad på respektive månad som hyran gäller för. Ett viktigt undantag är att moms inte periodiseras.

Avskrivningar

Med avskrivningar justerar du det faktiska värdet av de tillgångar du har genom att skriva ner värdet på en tillgång dåd en sjunker i värdet av till exempel förslitningar. Tänk dig till exempel att du köper in en maskin och att du då skriver den som en tillgång för ett specifikt värde. Några år senare kommer denna maskin ha tappat värde då du har använt den. En avskrivning används för att justera ner värdet till det faktiska värdet på maskinen och din tillgång.

‍

Verkar det vara mycket att hålla reda på eller vill du har mer tid annat kontaktar du oss!

‍