Förutsättningarna för skattefria traktamenten 

Rent tekniskt är egentligen alla traktamenten skattepliktiga från första kronan. Samtidigt har arbetstagare rätt till att göra schablonavdrag för ökade levnadskostnader i samband med tjänsteresor. Och ur denna “intressekonflikt” går alltid arbetstagarens rätt till avdrag vinnande. Detta betyder alltså att arbetsgivare kan betala ut skattefria traktamenten.

Men för att arbetsgivare ska kunna betala ut skattefria traktamenten måste följande tre krav vara uppfyllda: 

• Resan måste omfatta minst en övernattning
• Resan måste gå till en plats som ligger minst 50 kilometer från både arbetsplatsen och den anställdes bostad.
• Resan måste vara en tjänsteresa, vilket behöver styrkas med underlag där det framgår vem som har rest, till vart och när resan påbörjades och avslutades.

‍

Hur mycket får man i traktamente?

Rent formellt finns inget maximibelopp när det kommer till hur stort traktamentet får vara. Däremot är traktamentet endast skattefritt upp till ett visst belopp, vilket regleras av Skatteverkets fastställda schablonbelopp. 

Det skattefria maximibeloppet för traktamenten varierar beroende på resans omfattning:

• Heldag: 240 kr år 2022, och 260 år 2023

• Halvdag: 120 kr år 2022, och 130 kr år 2023

• Nattraktamente: 120 kr år 2022, och 130 kr år 2023

‍

Skulle arbetsgivaren välja att betala ut ett traktamente som är högre än schablonbeloppet betraktas delen som överstiger maximibeloppet som vanlig lön och är därmed skattepliktigt. Låt oss till exempel säga att du år 2022 får ett traktamente på 300 kr för en tjänsteresa som varat en heldag, då är alltså 240 kr av beloppet skattefritt och resterande 60 kr skattepliktigt.

‍

Heldag, halvdag och nattraktamente - vad är skillnaden?

Storleken på det skattefria traktamentet regleras förutom av schablonbeloppen också av resans omfattning. Vi nämnde tidigare att en grundförutsättning för skattefria traktamenten är att minst en övernattning sker, men utöver det brukar man dela in traktamenten efter heldag, halvdag och nattraktamente, vilka regleras av olika klockslag.

‍

Heldagstraktamente 

För att få traktamente för en heldag måste tjänsteresa påbörjas innan klockan 12.00 på avresedagen alternativt avslutas efter 19.00 på hemresedagen.

‍

Halvdagstraktamente

Utifrån ovan logik räknas alltså tjänsteresan som en halvdag när avresan sker efter klockan 12.00 alternativt när den anställde kommer hem före klockan 19.00.

‍

Nattraktamente

Utöver att erhålla heldags- eller halvdagstraktamente kan anställda också få ett så kallat nattraktamente av sin arbetsgivare. Men detta endast om arbetsgivaren inte har några faktiska logikostnader för den anställde (vanligen i form en hotellräkning). Nattraktamente kan alltså exempelvis bli aktuellt när den anställde övernattar hos en släkting eller vän. Vidare måste resan också sträcka sig över natten mellan 00.00 till 06.00. 

‍

Låt oss ta ett exempel.

‍

En anställd åker på tjänsteresa mellan måndag och torsdag. Den anställde åker på måndagsmorgonen klockan 08.00 och kommer hem torsdag eftermiddag klockan 16.00. Under sin vistelse övernattar den anställde hos sin släkting.

‍

Detta betyder att den anställde år 2022 kan erhålla tre heldagstraktamenten om 240 kr (mån, tis, ons) och ett halvdagstraktamente om 120 kr (tors). Därtill kan den anställde erhålla nattraktamente för sina tre övernattningar om 120 kr per natt. Detta ger oss 240*3 + 120*4 = 1200 kr. 

‍

Reducerade traktamenten

I vissa fall kan det skattefria maximibeloppet för traktamenten bli lägre. Reduktionen beror då framförallt på två anledningar: tid och fri kost.I vissa fall kan det skattefria maximibeloppet för traktamenten bli lägre. Reduktionen beror då framförallt på två anledningar: tid och fri kost.

‍

Tidsreduktion

Om tjänsteresan är av modell längre och förlagd på en och samma förrättningsort måste det skattefria maximibeloppet reduceras efter tre månader och ytterligare en gång efter två år.

‍

Tremånadersreduktion 

Efter tre månaders vistelse på samma ort reduceras heldagstraktamentet enligt Skatteverkets regler med 30% av ursprungsbeloppet. Detta betyder du år 2022, efter tre månaders tjänsteresa på samma ort, kan erhålla 240*70% = 168 kr i skattefritt traktamente. För år 2023 uppgår det reducerade beloppet till 182 kr. 

‍

Varför traktamentet reduceras beror framförallt att på att man utgår från antagandet att levnadskostnaderna sjunker när man spenderar en längre tid på samma ort. Däremot påverkas inte det skattefria maximibeloppet för nattraktamente utan förblir detsamma oaktat tjänsteresans längd, givet att kraven för nattraktamente är uppfyllda.

‍

Tvåårsreduktion

Om tjänsteresan pågått mer än två år på samma förrättningsort måste alltså det skattefria maximibeloppet reduceras ytterligare en gång. Denna gång med 50% av det ursprungliga beloppet. Det betyder att du som anställd efter två år på tjänsteresa under 2022 kan erhålla skattefritt heldagstraktamente på 120 kr, och under 2023 uppgår samma reduktion till 130 kr.

‍

Reducerat traktamente vid fri kost 

Att som anställd få sina måltider betalda av sin arbetsgivare under en tjänsteresa är ytterligare en orsak som ger upphov till ett reducerat skattefritt maximibelopp. Detta eftersom den anställda då egentligen inte haft några ökade levnadskostnader (eftersom hen inte betalat för måltiderna), vilket betyder att det skattefria traktamentet ska sänkas.

‍

Hur stor reduktionen blir beror på hur många måltider som arbetsgivaren betalat för:

‍

• Frukost, lunch och middag ger en reduktion på 216 kr (2022) och 234 kr (2023)

• Lunch och middag ger en reduktion på 168 kr (2022) och 182 (2023)

• Frukost ger en reduktion på 48 kr (2022) och 52 kr (2023)

‍

Detta innebär följaktligen att det skattefria heldagstraktamentet för en anställd som fått måltider ersatta av sin arbetsgivare uppgår till:

‍

• Samtliga måltider =  24 kr (2022) och 26 kr (2023)

‍

• Lunch och middag = 72 kr (2022) och 78 kr (2023)

• Endast frukost = 192 kr (2022) och 208 kr (2023)

‍

Förmånsbeskattning av fria måltider

Utöver att det skattefria traktamentet minskar när arbetsgivaren bjuder på måltider kommer också den anställde att förmånsbeskattas för måltiderna, vilket beror på att fri kost i tjänsten i de flesta fallen ses som en skattepliktig förmån. Det exakta förmånsvärdet avgörs av hur många måltider som arbetsgivaren betalat för:

‍

• Helt fri kost (minst tre måltider): 250 kr (2022)
• Lunch och middag: 100 kr (2022)
• Frukost: 50 kr (2022)

‍

För att läsa mer om förmånsbeskattning rekommenderar vi vår artikel --> Förmånsbeskattning, vad är det och hur fungerar det?

‍

Som vi märker finns det alltså ett starkt samband mellan förmånsbeskattning och storleken på traktamentet. Fortnox har tagit fram följande tabell som visar på hur detta hänger ihop.

‍

‍

Att både traktamentet blir lägre och att den anställde förmånsbeskattas när arbetsgivaren bjuder på käk kan ju vid en första anblick nästan upplevas som orättvist, som om att den anställde dubbelbeskattas. Detta är också en vanlig missuppfattning bland både arbetsgivare och arbetstagare. Men i skattevärlden är allt detta i sin ordning. Det blir inte dubbelt. 

‍

För som vi nämnde inledningsvis är traktamentet till för att täcka upp för ökade levnadskostnader i samband med en tjänsteresa. Det är viktigt att komma ihåg att anställda även har levnadskostnader på hemmaplan, så kallade privata levnadskostnader. har ju alltid levnadskostnader, även på hemmaplan. Och traktamentet ska inte täcka upp för de faktiska levnadskostnaderna, utan endast för den fördyring som ofta uppstår när man är på resande fot.

‍

Betalar arbetsgivaren för den anställdes måltider under en tjänsteresa har denna fördyring aldrig uppstått och det finns därför inget behov för att täcka några ökade kostnader, eftersom det i praktiken inte finns några ökade kostnader, varför traktamentet reduceras. I realiteten har ju den anställde egentligen endast gjort en inbesparing i sina vanliga levnadskostnader, som hen skulle haft oavsett om hen var hemma eller på tjänsteresa, vilket är anledningen till att kostförmånen påförs. 

‍

Det handlar inte om att man ska tjäna på sitt traktamente, om någon sort extra skattefri lön som man får bara för att man befinner sig på tjänsteresa. Följaktligen är det alltså helt korrekt att både traktamentet reduceras och att en kostförmån påförs den anställde när arbetsgivaren betalar för måltiderna på en tjänsteresa, även om det kan upplevas något motsägelsefullt.

‍

‍

‍

Behöver ni hjälp med traktamentet?

Att hantera traktamenten kan skapa en del huvudbry för den oinvigde. På Saldo är vi experter på all typ av redovisning och är det något vi brinner för mer än allt det som heter ekonomi är det att hjälpa våra kunder att driva bättre och mer framgångsrika företag genom att erbjuda branschens bästa rådgivning. Vi stöttar er både i det lilla som i det stora. Så, har ni frågor om traktamenten, förmånsbeskattning, eller om något helt annat, bollar vi dem mer än gärna med er. 

‍

Hör av er, så tar vi det därifrån.

‍